TUTORIAL : MAPPING OF MEDISEP ID TO SPARK PROFILE

A new feature has been enabled in SPARK software that allows the Drawing and Disbursing Officer (DDO) to update the MEDISEP ID directly in employee profiles. This ensures that medical insurance details are accurately reflected within the system.
Important Prerequisites
Before the DDO begins the mapping process, employees must verify that the following fields are consistent between their MEDISEP details and SPARK profile:

• Name
• Date of Birth
• Date of Retirement
  Note : Any discrepancies in these fields could result in failed updates.
  Step-by-Step Instructions for DDOs
  Step 1 : Navigation
  Log in to the SPARK DDO interface and navigate to:
  Administration → MEDISEP → Update MEDISEP ID in SPARK.
  Step 2 : Selection of Records
  On the “Mapping the MEDISEP ID with PEN” page, select the following from the dropdown menus :
• Department
• Office
• DDO Code
• Bill Type
  Then, click the GO button.
  Step 3: Fetching the MEDISEP ID
  A list of employees pending updates under the selected bill type will be displayed.
• Select the specific employee(s).
• Click the Fetch MEDISEP ID button.
• The ID will then be successfully updated to the SPARK profile.
  Step 4: Verification
  To confirm the update, check the Employee Present Service Details in the individual’s SPARK profile. The MEDISEP ID will be listed there if the fetch was successful.
  Managing Errors and Failed Cases
  If a record fails to update, the DDO can use the following tools:
• View Error List: Click this button to see a list of failed cases.
• Analyze Reasons: The error list displays the Reason for Rejection (e.g., “Name mismatch” or “Retirement date mismatch”) and the Date of Rejection in SPARK.
• Rectification: Once the error in the profile is corrected, the DDO must attempt to Fetch MEDISEP ID again for those cases.

SPARK ൽ MEDISEP ID അപ്ഡേറ്റ് ചെയ്യുമ്പോൾ, SPARK ലെ വിവരങ്ങളുമായി താരതമ്യം ചെയ്യുമ്പോൾ MEDISEP പോർട്ടലിൽ പേര് / ജനനത്തീയതി (Date of Birth) /വിരമിക്കൽ തീയതി (Date of Retirement ) വ്യത്യസ്തമായി ഉള്ളതിനാൽ MEDISEP ID SPARK ൽ അപ്ഡേറ്റ് ചെയ്യാൻ കഴിയാത്ത സാഹചര്യം ഉണ്ടാകുന്നുവെങ്കിൽ, താഴെ പറയുന്ന നടപടിക്രമങ്ങൾ പാലിക്കേണ്ടതാണ്.

നടപടിക്രമങ്ങൾ :

1. MEDISEP പോർട്ടലിൽ Office Login ഉപയോഗിച്ച് പ്രവേശിക്കുക.
2. ലെഫ്റ്റ് സൈഡിലുള്ള Updation മെനുവിൽ നിന്ന് Updation (From SPARK) എന്ന സബ് മെനു തിരഞ്ഞെടുക്കുക.
3. ബന്ധപ്പെട്ട ജീവനക്കാരന്റെ PEN നമ്പറും Date of Birth ഉം നൽകുക.
4. തുടർന്ന് Check ബട്ടണിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.
5. ഇതോടെ ജീവനക്കാരന്റെ SPARK ലെയും MEDISEP ലെയും വിവരങ്ങൾ ലിസ്റ്റ് ആയി പ്രദർശിപ്പിക്കപ്പെടും.
6. SPARK ലെ വിവരങ്ങളുമായി വ്യത്യസ്തമായി MEDISEP പോർട്ടലിൽ ഉള്ള വിവരങ്ങൾ ചുവപ്പ് (Red) നിറത്തിൽ ഹൈലൈറ്റ് ചെയ്തിട്ടുണ്ടാകും.
7. ലിസ്റ്റിന്റെ ഏറ്റവും താഴെ കാണുന്ന Update ബട്ടണിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.
8. ഇതിലൂടെ SPARK ലെ ശരിയായ വിവരങ്ങൾ MEDISEP പോർട്ടലിൽ അപ്ഡേറ്റ് ചെയ്യപ്പെടുന്നതാണ്.

അടുത്ത ഘട്ടം : തുടർന്ന് SPARK ൽ (DDO /Establishment) ലോഗിൻ ചെയ്ത് Administration → Medisep → Update Medisep ID in Spark എന്ന ഓപ്ഷൻ വഴി ബന്ധപ്പെട്ട ജീവനക്കാരന്റെ MEDISEP ID SPARK ൽ View Employees List ൽ ഈ ജീവനക്കാരന്റെ പേര് ഓട്ടോമാറ്റിക്കായി ലിസ്റ്റ് ചെയ്തിട്ടുണ്ടോ എന്ന് പരിശോധിച്ച് ഉറപ്പുവരുത്തേണ്ടതാണ്